پروژه چیست ؟ ساختار پروژه ای چه مفهومی دارد ؟

معرفی ویژگیها و مزایای ساختار پروژه ای :

در حقیقت هنر سیستم های آرک قدرت ویژه آن در جداسازی اطلاعات در سیستم های پایه و انتقال آن به سیستم های خاص از جمله سیستم قیمت تمام شده است . با این عمل است که سیستم قیمت تمام شده آرک در عین حرفه ای بودن تمام عیار، از لحاظ اجرا بسیار عملیاتی و راحت بوده و کارایی بسیار بالایی را ارائه می نماید.
نکته ای که در ارتباط با سیستم های با ساختار پروژه ای و برتری آن مهم میباشد، ریزتر بودن ( LOW LEVEL) آن است . در حقیقت هر چه اطلاعات شما به کف سازمان نزدیکتر باشد ، اطلاعات به صورت مناسب تر در سازمان یا بنگاه دسته بندی شده و قابلیت ارائه مناسب تری را خواهد داشت. به این ترتیب قدرت شکل دهی اطلاعات به شکل قوی تری در اختیار شما قرار خواهد داشت .
سطوح دسته بندی در نظام تولید انبوه ، حداکثر تا سطح مراکز در سیستم مالی ریز شده و سایر سیستمها نیز به همان صورت عمومی و جنرال اطلاعات را می پذیرند . در نظام ساختار پروژه ای ، شما می توانید همین نظام تولید انبوه را نیز در قالب بخشهای خاص (پروژه ، قرارداد ، سفارش و ....) دسته بندی نموده و به این ترتیب رد آن را در سیستم های مختلف کنترل نمایید . این امکان بسیار ویژه ، قابلیتی منحصر به فرد است که صرفا" در سیستم های جامع آرک موجود بوده و بر اساس آن می توانید گزارشات مورد نیاز را تهیه نمائید .
به این معنا که شما می توانید بر اساس تعاریفی که از یک پروژه ، قرارداد ، سفارش و ..... در یک نظام تولید انبوه دارید، گزارشاتی از عملکرد جاری سازمان و تعهدات هر سیستم اعم از انبار ، تولید ، مالی و .... به صورت مرتبط با یکدیگر تهیه نمایید . این یک امکان بسیار ویژه است !
اما تصور اینکه یک نظام مبتنی بر پروژه ( به صورت عام ) اعم از عملکرد سفارشی و ... بتواند در یک سیستم اطلاعاتی عادی ثبت ، بدون آنکه ردی از آن تعریف (پروژه) موجود باشد ، غیر منطقی است . چرا که در این سازمانها شماره پروژه ، شماره سفارش ، شماره برنامه ، شماره دستور کار ، شماره قرارداد و .... زبان مشترکی بین تمامی واحدهاست . حال چگونه می توان بدون این زبان مشترک و این اصل (که سازمان یا بنگاه اقتصادی مربوطه بر روی آن بنا شده ) اطلاعاتی را در سیستم ها ثبت نمود و این اطلاعات به چه درد خواهند خورد . به نظر می آید بیشتر برای رفع تکلیف . چرا که هیچگونه اطلاعات مدیریتی مناسبی نمی توان از آن استخراج نمود.
این ها مسائلی است که مدیران میانی و ارشد این سازمانها و بنگاه های اقتصادی به خوبی از آن مطلع می باشند ، لکن امکانات سیستمی مناسبی را برای استفاده از آن در اختیار نداشته اند .
حال برای روشن شدن بهتر مطلب به ذکر مثال در این زمینه و خلاصه ای از امکانات برخی از سیستمهای جامع آرک در ارتباط با دسته بندی مناسب اطلاعات می پردازیم .

معرفی مختصری از امکانات سیستم ها با استفاده از مفاهیم پروژه :

در زیر به معرفی مختصری از قابلیت های هر یک از سیستم ها در ارتباط با مفهوم ساختار پروژه پرداخته ایم . مجددا" تاکید می گردد که " پروژه " یک مفهوم و یا تعریفی از یک نوع دسته بندی اطلاعاتی است که برای کنترل مدیریت اطلاعات و ایجاد یکپارچگی در اطلاعات سیستمها ضروری است .

سیستم حسابداری مالی :

در سیستم حسابداری مالی ، اطلاعات قابل ثبت به عنوان مثال برای یک هزینه ، یک پرداخت ، یک دریافت و .... با ذکر سر فصل مربوطه ( گروه ، کل ، معین ، تفضیلی ، مرکز و ... ) ثبت شده و به ثبت سند حسابداری در این سطوح پرداخته می شود .
حال آنکه در یک سیستم حسابداری با امکان دسته بندی اطلاعات بر مبنای پروژه ، شما می توانید کلیه عملکردها را بر مبنای یک تعریف و یا تعاریفی خاص ثبت کنید . به عنوان مثال همان ثبت سند قید شده در بالا را در نظر آورید . با اضافه شدن کد یا نام پروژه به ترکیب اطلاعات چه امکاناتی به دست می آید ؟
شما می توانید همان هزینه را با ذکر ریزترین سر فصل ها بر روی یک پروژه ، و یا یک دریافت را بر روی یک پروژه ، یک پرداخت را بر روی یک پروژه و .... ثبت نمائید . توجه داشته باشید که در سیستم های یکپارچه آرک و با توجه به وجود کد پروژه در سایر سیستم ها و صدور سند اتوماتیک ، این اطلاعات در سطح پروژه به صورت اتوماتیک در سیستم مالی ثبت خواهد شد . حال شما خواهید توانست به راحتی از هزینه ها ی یک پروژه  به تفکیک مرکز هزینه و یا هر سر فصل دیگر همینطور از دریافتیها ، پرداختیها ، ورودیها ، خروجیها و ... بر روی یک پروژه مشخص گزارش تهیه نمایید .
توجه : پروژه یک سر فصل نیست . یک تعریف و یک شخصیت مستقل است برای دسته بندی اطلاعات . نمود آن در سیستم مالی مشابه یک سر فصل است .
ترازنامه پروژه ، سود و زیان پروژه ، دفاتر پروژه ، بستن حساب در حد پروژه و .... همگی موجود است ، لکن پروژه در سیستمهای جامع آرک تعریفی فراتر از این هاست. در سیستم های یکپارچه آرک ، پروژه به عنوان یک شخصیت مستقل است که نمود آن در سیستم های مختلف متفاوت است . پروژه به صورت مستقل در سیستم مرکزی تعریف می گردد ، لکن نمود آن در سیستم مالی به شکل سرفصل است ، در عین حالی که جایی از سرفصل های استاندارد را اشغال نمی نماید

سيستم انبار:

در سيستم انبار به طور معمول وروديها و خروجيها به يك مركز هزينه كنترل مي شود.اين ورودي يا خروجيها خود به زير فرمهايي ريز مي شوند كه بيانگر نوع ورودي يا خروجي است . لكن اين نكته كه اين ورود و خروج كالا يا مواد براي كدام فعاليت يا پروژه صورت گرفته ، موضوعي است كه براي گزارشگيري و حتي صدور سند در سيستم مالي اهميت بسزايي دارد.
به عنوان مثال مواد اوليه اي در انبار براي يك مركز هزينه توليدي حواله مي خورد .
در ساختار معمول ، جمع مواد اوليه خارج شده براي يك مركز هزينه قابل گزارشگيري است. ولي وقتي شما قادر باشيد علت محصول و يا فعاليتي را كه اين مواد به آن منظور براي مركز هزينه توليدي خارج شده ثبت نمائيد ، گزارشاتی به مراتب هوشمند تر و پويا تر را در اختيار خواهيد داشت. فرض كنيم شما مقداري ورق آهن را براي مركز هزينه برش خارج نموده و حواله آن را ثبت مي نمايید. لكن در سيستم مبتني بر فعاليت يا پروژه ، شما قادر خواهيد بود كنترل نماييد كه اين مقدار ورق كه به مركز هزينه برش حواله صادر شده ، براي كدام قرارداد ، كدام پروژه ، كدام سفارش ، كدام برنامه و ... بوده است.

سيستم دستمزد:

در سيستم دستمزد ، شما ثبت و كنترل مي نمايید كه يك فرد در ماه جاری چه ميزانی كاركرد داشته ، حقوق وی بر اساس حكم حقوقی آن چه ميزان است و بر اين اساس سند صادر مي شود. در ساختار مبتني بر فعاليت ( ساختار پروژه اي ) ، شما قادر خواهيد بود كنترل نماييد كه از اين مقدار كاركرد اين فرد در ماه جاري ، چه ميزاني مربوط به كدام فعاليت يا پروژه بوده و بر اين اساس به صورت اتوماتيك سند در سيستم مالي صادر مي شود. با اين امكان شما پيش از رسيدن به سيستم قيمت تمام شده ، اطلاعات دستمزد مستقيم را در اختيار خواهيد داشت .

سيستم اموال :

در سيستم اموال شما در حالت عادی محاسبه مي نمايید كه استهلاك اين كالا در طي دوره اي مشخص چه ميزاني بوده و بر اين اساس سند صادر مي نمايید. در سيستم مبتنی بر فعاليت ( ساختار پروژه اي  ) شما مي توانيد كنترل نماييد كه اين كالا در طي مدت استفاده ، چه ميزان در اختيار كدام فعاليت ، پروژه و ... بوده است و بر اين اساس سند صادر نمايید. اين امر سربار استهلاك مستقيم شما را به صورت دقيق محاسبه مي نمايد .

سيستم صندوق و خزانه داری :

در سيستم صندوق و خزانه داري ، به طور معمول دريافتي ها و پرداختي ها در وجه طرف هاي حساب مختلف كنترل شده و بر اين اساس سند صادر مي شود . ولي اينكه اين دريافت ها يا پرداخت مربوط به كدام پروژه ، فعاليت ، قرارداد يا ... بوده ، مسئله اي است که در سيستم هاي مالي جامع يكپارچه مبتني بر فعاليت آرك كنترل مي شود .
توجه : مجددا" تاكيد مي گردد كه پروژه با سر فصل متفاوت مي باشد و پروژه يا فعاليت يا قراداد يا ... ساختاري كاملا" مستقل مي باشد . چرا  كه تنها سيستم گزارش دهنده شما سيستم مالي نبوده و حتي در سيستم مالي نيز در صورتي مي توان از پروژه يا فعاليت گزارش گرفت كه اسناد بر اين اساس از ساير سيستم ها ( به صورت اتوماتيك ) صادر مي شوند . و اين امر امكان پذير نمي باشد ، مگر با حضور ساختاري مشترك بين كليه سيستم هاي يكپارچه .

سيستم فروش :

در سيستم فروش به صورت سنتي  درخواست ، پيش فاكتور ، فاكتور ، برگشتي و ... براي يك طرف حساب كنترل مي شود . ولي اين نكته كه اين عمليات براي كدام پروژه يا قرارداد انجام شده نيز بسيار مهم است . چرا كه ممكن است يك نفر در قالب چند قرارداد با شما فعاليت نموده و يا يك قرارداد در قالب چندين سفارش اجرا گردد.

سيستم سفارشات خارج  :

اين امكان كه بتوانيم روند  واردات  كالا را پيگيری نموده و گزارش گيري نماييم، نكته بسيار مهمي است . ولي شايد مهمتر از آن اين است كه اين واردات با اين هزينه بالا و زمانبندی بسيار ، براي كدام سفارش ، پروژه، قرارداد ... است . كدام فعاليت در حال حاضر معطل اين گشايش اعتبار است. اينكه علت انجام عمليات سفارش، كسری مواد و يا تشخيص های فردی باشد بسيار كلی بوده و كنترل آن برای فعاليتهای مختلف بسيار پيچيده و سخت مي باشد .

سيستم خريد / تداركات داخل :

همين مضمون كه براي امر سفارشات اتفاق مي افتد ، براي خريد داخل نيز صادق است . حجم بالاي عمليات ، تعداد انجام عمليـات ، تعداد انجام عمليـات خريد ، تعداد روز افـزون كالاها و مواد و تغيير و تحـولات زياد در آن ( از جمله جايگزيني ها ) ، تعداد سفارشات مشتريان و گاها" تداخل بين آنها ، همگي اموري است كه كنترل آن براي فعاليتهاي مختلف ، اولويت بندي آنها ، برنامه ريزي براي خريد ، امري مشكل و شايد تقريبا" اگر با وسواس به آن نگاه كنيم از عهده نيروي انساني خارج است .

سيستم جامع توليد :

سيستم جامع توليد ، جزو معدود سيستم هايي است كه نياز كنترل دقيق آن به تفكيك سفارشات ، پروژه ها ، فعاليت ها، و ... به عنوان بستر و پيش فرض مد نظر مي باشد. چرا كه بدون كنترل اين امر ، برنامه ريزي و اولويت بندي و ارائه تعهد به مشتري بي معني بوده و قابل استناد نمي باشد.

سيستم قيمت تمام شده :

 اما هنر اصلي اين تفكيك نمودن در سيستم قيمت تمام شده نمايان مي شود . جايي كه اطلاعات از ساير سيستم ها بدون محدوديت و دقت و كنترل لازم و بدون ايجاد زير ساختي مناسب به سوي آن سرازير مي شوند. هنر گروه در زمينه اجراي موفق سيستم قيمت تمام شده  جدا سازي اطلاعات در داخل اين سيستم نيست ، بلكه تفكيك اطلاعات پيش از رسيدن به اين سيستم مي باشد. حال در نظر بگیرید که حواله صادر کنیم ، اما ندانیم که این حواله مربوط به کدام فعالیت ما می باشد ، سند حقوق صادر نمائیم اما ندانیم که چه بخشی از آن مربوط به کدام پروژه است ، اموال را مستهلک کرده باشیم ، بدون اینکه اموال را به فعالیت اختصاص داده باشیم ، هزینه ثبت کرده باشیم ، بدون اینکه بدانیم این هزینه مربوط به کدام سفارش می باشد ، کالا را با هزینه گزاف از خارج از کشور وارد نموده باشیم ، بدون اینکه بدانیم در این نوبت این هزینه ها مربوط به کدام سفارش ، پروژه ، قرارداد یا ... است . آن گاه بخواهیم قیمت تمام شده آن سفارش ، پروژه ، فعالیت ، قرارداد و .... را داشته باشیم. این کار بدون داشتن ابزار مناسب شاید یک آرزو و درصورت تحقق ، شاید یک معجزه تلقی شود.

پروژه مانند يك بازيكن آزاد:

يكي از ويژگيهاي منحصر به فرد پروژه در سيستمهای جامع آرك اين است كه پروژه سطح ندارد!
يعني به نوعي مانند بازيكن آزاد است. يا به تعبيري ديگر كاملا شكل پذير است و بر اساس تعريفي كه شما از آن در سيستمهاي جامع خود مي نماييد شكل مي گيرد. تصور كنيد كه شما بتوانيد در اطلاعات خود در كليه سيستمها چنين امكاني را داشته باشد! آنوقت  مي توانيد اطلاعات خود را به هر نوع دلخواه شكل داده و تعريف كنيد. و يا حتي اگر اطلاعات شما به صورت سنتي به شكل صحيحي پايه ريزي نشده مي توانيد با استفاده از اين ابزار قوي اطلاعات خود را در قالب دلخواه ببريد.
البته سازمان شما قطعا در دسته دوم قرار ندارد!
به هر حال:
 شما مالك اطلاعات خود هستيد نه ناظر آن. و اطلاعات در اختيار شما هستند نه شما د ر اختيار (يا محدود به) اطلاعات. بنابراین لذت تسلط بر اطلاعات را احساس كنيد.
ما به چگونگی آن در اين مختصر به صورت گذرا به نحوه عملكرد پروژه در نظام اطلاعاتي شما پرداخته ايم.

 - پروژه در نقش يك گروه فعاليت:

- پروژه در نقش يك زيرگروه فعاليت:

- پروژه در نقش يك ميان گروه فعاليت:

- پروژه در نقش يك بخش موازی :

توجه داشته باشيد كه اينها تنها مثالهايي از نحوه استفاده از پروژه در ساختار اطلاعاتي شما مي باشد. شما مي توانيد با هنر و تجربه خود از آن به شكل متناسب استفاده نماييد. ساختار پروژه اي، ابزاري قوي است كه هر مدير با هنر، درايت و تجربه خود مي تواند از آن در جهت اهداف اطلاعاتي سازمان خود استفاده نموده و آن را شكل دهد. حتما با شناختي كه شما از سازمان خود داريد، روش منحصر به فردي را در اين زمينه ايجاد و  توليد مي نماييد.