خدمات استقرار
تعريف همكاری در استقرار
همكاري در استقرار مجموعه خدماتي است كه گروه شركت هاي آرك به شكل منظم و برنامه ريزي شده و از طريق تيم هايي كه براي اين كار آموزش ديده و تجربه اندوخته اند، در قالب تيم هاي تخصصي نصب و راه اندازي براي عملياتي ساختن و بهره برداري از نرم افزارهاي فروخته شده به مشتريان ارايه مي دهد. اين همكاري در طول مدت قرارداد فروش تداوم داشته و با انقضاي مدت آن كه به طور معمول بايد به بهره برداري از نرم افزارها در سازمان مشتريان ختم شود، پايان می يابد.
ضرورت های استفاده از همكاری در استقرار
سيستم هاي پيشرفته آرك، براي استفاده موسسه ها و سازمان هاي متوسط و بزرگ اقتصادي تهيه شده اند و به همين دليل، نرم افزارهايي با حوزه امكانات وسيع و سيستم هايي با امكانات حرفه اي هستند. پيكربندي و نحوه راه اندازي و استفاده از اين نرم افزارها، با توجه به شرايط خاص هر شركت يا سازمان، متفاوت بوده و اجراي نخستين آنها، نياز به مهارت، تخصص، تجربه و تسلط ويژه اي دارد كه در نوع خود برجسته و كمياب است.
شركت آرك، تجربه و تخصصي را كه در طول پياده سازي اين سيستم ها در صدها سازمان و موسسه اقتصادي كسب كرده است، در قالب خدمات همكاري در استقرار و با هدف پياده سازي و بهره برداري سريع و مناسب از نرم افزارها، در اختيار مشتريان قرار مي دهد. به عبارت ديگر، از آن جايي كه كيفيت استقرار سيستم ها در سازمان مشتري از اهميت ويژه اي برخوردار است و نحوه اجراي صحيح آن، ضامن استفاده مناسب از آن محسوب می شود، آماده سازي بسترهاي مناسب و فضاي موجود در سازمان براي پياده سازي سيستم ها و چگونگي بهره گيري از آنها، مهمترين ركن خدمات همكاري در استقرار آرك را تشكيل مي دهد.
اهداف همكاری در استقرار
هدف از همكاري در استقرار، جلوگيري از بروز اشتباهات چشمگير در پيكربندي اوليه نرم افزارها توسط كاربران (به دليل وسعت نرم افزار و عدم اشراف كاربر در برخوردهاي اوليه با آن) و عملياتي کردن هرچه سريع تر آنها در سازمان مشتريان است.
راه اندازي سيستم ها براي كاربراني كه نخستين بار از سيستم ها استفاده مي كنند، بدون بهره گيري از چنين خدماتي به معني درگير شدن با فرايندي طولاني و سرشار از آزمون و خطا خواهد بود كه حتي در صورت موفقيت، نيازمند صرف زمان و هزينه هاي هنگفت است.
در حقيقت، هدف همكاري در استقرار كاهش زمان و به دنبال آن هزينه هاي جانبي، پياده سازي و راه اندازي سيستم هاست. بر اين اساس، همكاري در استقرار، تضمين كننده انجام موفقيت آميز اهداف مورد نظر مشتريان در مدت زمان تعيين شده در قرارداد است.
عدم استفاده از اين خدمات، گاه باعث استفاده از تعاريف پايه نامناسب و گاهی اشتباه شده كه حداقل زيان آن، عدم امكان استفاده از امكانات پيشرفته نرم افزار در راستاي اهداف دسترسي به اطلاعات مناسب سازمان خواهد بود. سلسله نرم افزارهاي پيشرفته آرك، خط توليد اطلاعات مشتري بوده و راه اندازي(Setup) چنين خطي، فرآيندي تخصصي محسوب مي شود.
دستاوردهاي همكاري در استقرار
خدمات آرك در حوزه همكاري در استقرار، در صورت نبود شرايط محدودكننده در سازمان مشتري، به استفاده موثر از نرم افزارها منجر مي شود. اين مسئله، در حوزه هر نرم افزار معناي خاص خود را دارد. به عنوان مثال نتيجه اين همكاري، در سيستم حقوق و دستمزد، پرداخت حقوق واقعي كاركنان، در سيستم حسابداري، تهيه تراز آزمايشي براي ماه هاي تعيين شده، در سيستم انبار، ارسال سند مالي عمليات مورد نظر به سيستم حسابداري پس از ورود اطلاعات تعدادي و ريالي، در سيستم فروش، صدور فاكتور فروش و در سيستم خزانه داري، انجام عمليات دريافت و پرداخت جاري شركت با استفاده از سيستم جديد است. به سخني ديگر، نتيجه همكاري در استقرار، دستيابي به دستاوردهاي ملموسي است كه از ديدگاه مشتريان بيانگر شروع بهره برداري از سيستم ها در حوزه عملياتي هر يك از آنهاست. اما به طور کلی به روز بودن اطلاعات، وظيفه اي است كه مشتري خود مستقيما باید تجربه کند و در توان عمومي و تعهدات توافقنامه استقرار، آن هم در زمان محدود عمليات استقرار نیست.
مزاياي استفاده از خدمات استقرار
با استفاده از خدمات همكاري در استقرار آرك، به طور معمول نتايج زير به دست خواهد آمد:
- از بين رفتن علت های رايج عدم راه اندازي سيستم ها و ارائه تجربيات راه اندازي صدها مجموعه صنعتي بزرگ و كوچك
- ارائه سريع تر اطلاعات سازمان به مديريت و دسته بندي نتايج كار و سيستم ها
- درگير نشدن پرسنل با تغيير روش ها و جلوگيري از بروز نگراني كار با روش جديد
- ايجاد اطمينان در طول زمان استقرار از كارائي و عملكرد سيستم هاي جديد در كاربران
- سرعت بالاتر اجرائي و عملياتي شدن نرم افزارها
- تا حد امكان جلوگيري از بروز اشتباهات احتمالي در تعاريف پايه و ارتباط بين سيستم ها
- سرعت بالاتر كسب تجربه با سيستم هاي جديد و بالا رفتن تبحر كاربران در اين زمينه
- سهولت برقراري ارتباط عملي بين سيستم هاي موجود و روش هاي جاري و ايجاد هماهنگی بين آنها
- استفاده از پيشنهادات عملي و اجرائي در حين انجام عمليات استقرار برای روان شدن گردش عمليات و اطلاعات در داخل سيستم
آشنايي پيوسته و كامل كاربران با همه بخش های سيستم و به خصوص تسلط به امكانات مورد نياز و خاص (با بررسي هاي كارشناسي، عمليات مورد نياز مشتري تشخيص داده شده و به این ترتیب كاربري سيستم ها به مراتب مفيدتر خواهد بود)
به طور معمول و در صورت عدم بروز مشكلات خاص، نتايج بالا به دست خواهد آمد. اما اين نكته كه دسترسي به دستاوردهاي بالا، نیازمند بستر مناسب سخت افزاری، كاربري مناسب، اطلاعات صحيح و به موقع است، را نمی توان انکار کرد.
عوامل مؤثر در استقرار و اجرای صحيح يك سيستم مكانيزه يكپارچه
در راه اندازي و استقرار صحيح يك نظام جامع مكانيزه به صورت يكپارچه، عوامل متعددي تاثير گذار هستند كه به برخي از آنها در زير اشاره شده است، همچنين توجه به این مطالب برای نظارت و كنترل عمليات استقرار ضروري به نظر مي رسد؛ چرا كه عدم توجه به عوامل مشكل ساز در اين زمينه، گاهی زمان اجرای يك پروژه را به شكل نامعقولی طولانی مي کند:
۱- بستر سخت افزاري مناسب مانند كامپيوتر، Server، شبكه
۲- كاربران آشنا با کامپیوتر
۳- نرم افزار مناسب
۴- چگونگی ثبت اطلاعات پايه و روند پيگيری
۵- درک مدیران و کاربران مجموعه از اهمیت فواید سيستم های مكانيزه، به خصوص سيستم های يكپارچه۶- حمايت مديران مجموعه از اجرای طرح
در مجموعه ها، محدوده زمانی خاصی براي استفاده از هر ابزاری در نظر گرفته می شود و در صورتی كه اين مدت دستخوش تغييرات زيادی شود، آمادگی افراد برای استفاده بهينه از آن ابزار به مرور كمتر شده و به تدريج به نوعی مقاومت تبديل خواهد شد.
گروه های استقرار آرك، با آشنايی به عوامل تاثير گذار بر روی يك پروژه نرم افزاری، عوامل فوق را بررسی و گزارش می کنند كه كمك شايانی از نظر فكری و اجرائی به راه اندازی پروژه، در زمان مناسب و با شرايط معقول می کند.
توجه نکردن به اين عوامل موجب اخلال، كندی و در نهايت مستهلك شدن كاربران و گاهی خستگی،
از بين رفتن انگيزه، شوق استفاده و يا دلزدگی كاربران می شود.