در این بخش از خدمات سیستم های موضوع قرارداد بر اساس آیتم های زیر نصب می گردند :
نصب توسط کارشناسان آرک در محل مشتری انجام می گردد .طبعا محل server و محل ایستگاه های کاری برای هر نرم افزار توسط نماینده مشتری (شما) معرفی می شود.
آموزش كاربری سیستمها، فرایندی است كه طی آن كارشناسان آرك، شیوه كاربری بخش های مختلف هر سیستم را به كارشناسان مشتری آموزش داده و كارشناسان تیم پروژه در طول مراجعه های مختلف، كارشناسان مشتری را با نحوه ی انجام كار هر بخش یا هر قسمت از نرم افزار آشنا می سازند. لازم بذكر است كه آموزش كاربری سیستمها، در طول پیشرفت عملیات و بر اساس برنامه توافق شده صورت می پذیرد و از آموزش تمام بخشهای سیستم بدون توجه به پیشرفت كار واقعی خودداری می شود. به عبارت دیگر، آموزش هر بخش از نرم افزار، طی پیشرفت مراحل برنامه ریزی شده و هنگامی كه كاربران برای انجام مراحل مورد نظر نیاز به آشنایی با بخش خاصی از سیستم دارند، ارایه می گردد. تجربه نشان داده است كه در صورت آموزش بدون پیوند با پیشرفت مراحل برنامه ریزی شده، آموزشهای ارائه شده توسط كارشناسان، از سوی كاربران به فراموشی سپرده می شود و برای تیم پروژه نیز حاصلی جز اتلاف منابع ندارد. بر این اساس، مراجعات آموزشی از پیش اعلام شده در صورتی به طور دقیق پیش خواهد رفت كه كاربران مشتری به وظایف برنامه ریزی شده خود عمل كنند. ضمن اینكه بر اساس تجربه مشاهده گردیده كه ورود به برخی از قسمتهای برنامه بدون پی گیری روند برنامه ریزی شده آموزش، بعضا مشكلاتی را برای آموزش گیرنده و آموزش دهنده بوجود می آورد.
همكاری در استقرار مجموعه خدماتی است كه گروه شركتهای آرك به شكل منظم و برنامه ریزی شده و از طریق تیم هایی كه برای این كار آموزش دیده و تجربه اندوخته اند در قالب تیمهای تخصصی نصب و راه اندازی برای عملیاتی ساختن و بهره برداری از نرم افزارهای فروخته شده به مشتریان ارایه می دهد. این همكاری در طول مدت قرارداد فروش تداوم داشته و با انقضای مدت آن كه به طور معمول باید به بهره برداری از نرم افزارها در سازمان مشتریان ختم شود، پایان می یابد.
سیستمهای پیشرفته آرك برای استفاده موسسه ها و سازمانهای متوسط و بزرگ اقتصادی تهیه شده اند و به همین دلیل نیز نرم افزارهایی با حوزه ی امكانات گسترده و وسیع و از جمله سیستمهایی با امكانات حرفه ای هستند. عمدتا پیكربندی و نحوه راه اندازی و استفاده از این نرم افزارها با توجه به شرایط خاص هر شركت یا سازمان، متفاوت بوده و اجرای نخستین آنها، نیاز به مهارت، تخصص، تجربه و تسلط ویژه ای دارد كه در نوع خود برجسته و كمیاب است.شركت آرك تجربه و تخصصی را كه طی پیاده سازی این سیستمها در صدها سازمان و موسسه اقتصادی كسب كرده است، در قالب خدمات همكاری در استقرار و با هدف پیاده سازی و بهره برداری سریع و مناسب از نرم افزارها، در اختیار مشتریان قرار می دهند. به سخنی دیگر، از آن جایی كه كیفیت استقرار سیستم ها در سازمان مشتری از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و نحوه اجرای صحیح آن ضامن استفاده مناسب از آن می باشد، آماده سازی بسترهای مناسب و فضای موجود سازمان برای پیاده سازی سیستم ها و چگونگی بهره گیری از آنها، مهمترین ركن خدمات همكاری در استقرار آرك را تشكیل می دهد.
دف همكاری در استقرار، جلوگیری از بروز اشتباهات چشمگیر در پیكربندی اولیه نرم افزارها توسط كاربران (بدلیل وسعت نرم افزار و عدم اشراف كاربر در برخوردهای اولیه به آن) و عملیاتی ساختن هرچه سریعتر آنها در سازمان مشتریان است. بدیهی است راه اندازی سیستمها برای كاربرانی كه نخستین بار از سیستمها استفاده می كنند، بدون بهره گیری از چنین خدماتی به معنی درگیر شدن با فرایندی طولانی و سرشار از آزمون و خطا خواهد بود كه حتی در صورت موفقیت نیز، نیازمند صرف زمان و هزینه های هنگفت است.در حقیقت، هدف همكاری در استقرار كاهش زمان و بدنبال آن هزینه های جانبی پیاده سازی و راه اندازی سیستمها است. بر این اساس، همكاری در استقرار تضمین كننده ی انجام موفقیت آمیز اهداف مورد نظر مشتریان طی مدت زمان تعیین شده در قرارداد است.عدم استفاده از این خدمات گاه باعث استفاده از تعاریف پایه نامناسب و گاها ناصحیح شده كه حداقل زیان آن عدم امكان استفاده از امكانات پیشرفته نرم افزار در راستای اهداف دسترسی به اطلاعات متناسب سازمان خواهد بود. سلسله نرم افزارهای پیشرفته آرك، خط تولید اطلاعات مشتری بوده و راه اندازی (Setup) چنین خطی فرآیندی تخصصی محسوب میشود.
خدمات آرك در حوزه همكاری در استقرار، در صورت نبود شرایط محدودكننده در سازمان مشتری، به استفاده موثر از نرم افزارها منجر می شود. این مسئله، در حوزه هر نرم افزار معنای خاص خود را دارد. به عنوان مثال نتیجه این همكاری، در سیستم حقوق و دستمزد، پرداخت حقوق واقعی كاركنان، در سیستم حسابداری، تهیه تراز آزمایشی برای ماههای تعیین شده، در سیستم انبار، ارسال سند مالی عملیات مورد نظر به سیستم حسابداری پس از ورود اطلاعات تعدادی و ریالی، در سیستم فروش، صدور فاكتور فروش و در سیستم خزانه داری، انجام عملیات دریافت و پرداخت جاری شركت با استفاده از سیستم جدید است. به سخنی دیگر، نتیجه همكاری در استقرار، دستیابی به دستاوردهای ملموسی است كه از دیدگاه مشتریان بیانگر شروع بهره برداری از سیستمها در حوزه عملیاتی هر یك از آنها است. لكن عموما به روز بودن اطلاعات وظیفه ای است كه مشتری خود مستقیما می بایستی تجربه نموده و در توان عمومی و تعهدات توافقنامه استقرار آن هم در زمان محدود عملیات استقرار نمی باشد.
با استفاده از خدمات همكاری در استقرار آرك، به طور معمول نتایج زیر به دست خواهد آمد.
لازم بذكر است به طور معمول و در صورت عدم بروز مشكلات خاص، نتایج فوق بدست خواهد آمد. لكن این نكته كه دسترسی به دستاوردهای فوق مستلزم وجود بستر مناسب در زمینه سخت افزار، كاربری مناسب، اطلاعات صحیح و به موقع و... (كه در بخشهای بعدی به آنها اشاره خواهد شد) می باشد، انكارناپذیر است.
در راه اندازی و استقرار صحیح یك نظام جامع مكانیزه به صورت یكپارچه دریك سازمان عوامل متعددی تاثیر گذار میباشند، كه به برخی از آنها به صورت تیتروار در زیر اشاره گردیده است، همچنین توجه به مطالب زیردر جهت نظارت و كنترل عملیات استقرار ضروری به نظر می رسد ، چرا كه عدم توجه به عوامل مشكل ساز در این زمینه ، گاها"زمان اجرای یك پروژه را به شكل نامعقولی طولانی مینماید .
عدم توجه به این عوامل عمدتا" موجب اخلال ، كندی و در نهایت مستهلك شدن كاربران و گاها موجب خستگی ، از بین رفتن انگیزه و شوق استفاده و یا دلزدگی كاربران می شود .در ضمیر ناخود آگاه مجموعه ها ، محدوده زمانی خاصی برای استفاده از هر ابزاری ترسیم می شود و در صورتی كه این محدوده دستخوش تغییرات زیادی گردد ، آمادگی فرد برای استفاده بهینه از آن ابزار به مرور كمتر شده و به تدریج به نوعی مقاومت تبدیل خواهد شد. گروه های استقرار آرك با آشنایی به عوامل تاثیر گذار برروی یك پروژه نرم افزاری ، عوامل فوق را بررسی و گزارش می نماید كه این امر كمك شایانی را از نظر فكری و اجرائی به راه اندازی پرژه در زمان مناسب و با شرایط معقول و طی زمان مناسب می نماید
خدمات پشتیبانی آرك ، سرویسی است كه برای آماده به كار بودن و فعال نگاه داشتن متناوب نرم افزارها ارائه می گردد . اصولا" خدمات نگهداری ، عمدتا" خدمتی است كه پیش از ایجاد مشكل ارائه گردیده و به اصطلاح نوعی پیش بینی یا رزرو خدمت می باشد . با استفاده ازخدمات پشتیبانی ، هم استفاده كننده نرم افزار یك پتانسیل مناسب و نیروی های كار آمدی را همواره به عنوان پشتوانه و تكیه گاهی مطمئن در كنار خود می بیند و هم گروه های پشتیبانی آرك قادر به برنامه ریزی های لازم جهت ارائه خدمات مورد نیاز خواهد بود .با توجه به ثبت اطلاعات بنگاه های اقتصادی در سیستم ها و اهمیت ویژه این اطلاعات درزمینه تصمیم سازی ، تصمیم گیری ، ایجاد سرعت در زمینه های فوق و ... و به طور خلاصه وجود زندگی اطلاعاتی سازمان مربوطه برای نرم افزارها ، نیاز به چنین قراردادهایی شدیدتر احساس می گردد . گروه شركتهای آرك با سیستم كنترلی و نظارتی متفاوت و منحصر به فرد، سرویسهای خود را به صورت دقیق و منظم ثبت و ارائه می نماید. هدف آرك بالا بردن سطح رضایت مشتریان به سطح خشنودی می باشد. خدمات پشتیبانی شركت آرك شامل دو بخش خدمات حضوری و E-Support میباشد كه خلاصه شرح خدمات فوق در زیر آمده است:
با توجه به اینكه یك سیستم نرم افزاری به عنوان یك محصول تكنولوژیك و فنی شناخته می شود، لذا بر اساس روال متداول در دنیا ، استفاده از خدمات پشتیبانی باعث احساس امنیت و آرامش خاطر كاربر در استفاده از نرم افزارها، و نیز استفاده از نسخ توسعه یافته نرم افزار یاد شده به صورت اتوماتیك بوده و از مزایای این خدمات بهره مند می گردند.
خدمات منحصربه فردی است كه گروه آرك باهدف استفاده هر چه روانتر و راحت تر كاربران از سیستم ها و در راستای احترام به اصل مشتری مداری ارائه می نماید .بر چهار چوب تغییرات در این زمینه از طرف شركت آرك تعریف شده و مشخص می باشد ، لكن با توافق و با رعایت اصل عدم تغییر ساختاری نرم افزارها قابل بسط و توسعه می باشد .در شرایط ویژه و توافقات خاص ، این تغییرات ممكن است منجر به ایجاد سیستمی خاص برای مشتری گردد ، گرچه توصیه می گردد تا سازمان های انتقال كننده حتی الامكان از درخواست مبنی بر سلیقه ای یا غیر آن پرهیز نمایند. ما سعی می كنیم با استفاده ازاین ابزار ، راه اندازی نرم افزارها را روانتر نموده و نقاط عدم تطابق را محدود تر نماییم . با این كار ، از حجم تغییرات عملكرد موجود سازمان مشتری نیز كاسته می شود .از نظر شركت آرك خدمات Customize ، احترام به حقوق ، تفكر و روال جاری مشتری است .این نكته قابل توجه و تاكید است كه در اجرا و انجام عملیا ت Customize كه برای مجموعه آرك كاری سخت وطاقت فرسا و پر مسوولیت می باشد ، مشاوره های متخصصان این شركت را برای ارائه مشاوره های اصولی و جلوگیری تا حد امكان از انجام عملیات غیر منطقی واحیانا" نا صحیح تحت الشعاع قرار نمی دهد .عملا" عملیات Customize یك نوع پرو نمودن لباس نرم افزار برای سازمان بوده و طی آن نقاط عدم تطابق و یا نیازهای خرد مجموعه مد نظر قرار می گیرد
ارایه مشاوره های مورد نیاز با هدف اصلاح و انطباق سریع رویه و روالهای جاری مشتری در حوزه های مرتبط با معماری موجود نرم افزارها، یكی از اهداف مهم مراجعات تیم پروژه است. كارشناسان تیم پروژه وظیفه دارند با ارایه به هنگام مشاوره های مورد نیاز، مانع از سردرگمی مشتری و توقف پروژه شوند. این مشاوره ها از نظر ماهیت و محتوا حوزه وسیعی را شامل می شود و به طور عمده در سه حوزه اصلی هر سیستم یعنی اطلاعات پایه، عملیات و گزارش ها ارایه می گردد.
این بخش، همانگونه كه از نام آن پیدا است، تاثیر تعیین كننده ای بر عملكرد كلی هر سیستم دارد و اصلاح اشتباهاتی كه در این بخش پیش می آید، به طور معمول سخت و بسیار پر هزینه است (مانند طراحی سرفصلهای حساب، كدینگ اقلام انبار و ...) بر این اساس، دقت در این بخش با توجه به معماری یكپارچه نرم افزارها بسیار اساسی و ضروری است. تشخیص و ایجاد تعاریف اولیه و پایه صحیح، قدرت سیستم را در استفاده اطلاعاتی از آن به طرز چشمگیری بالا می برد.
احتراما بدینوسیله به استحضار میرساند که نرم افزار های خریداری شده از آن شرکت نصب و آموزش داده شد. همکاری با آن مجموعه آنچنان مورد رضایت بوده است که امیدوارم همواره استمرار داشته باشد .
از مساعدتهای آن شرکت قبلا تشکر و قدردانی می گردد .
-75x75-cropped.jpg "عطا ابراهیمی تنها")
احتراما، بدینوسیله مراتب قدردانی و تشکر خود و همکارانم را جهت زحمات شما در امر پیاده سازی، آموزش و بروزرسانی سیستم مالی این شرکت، خدمت شما عرض نموده و امیدوارم این همکاری متقابل طی سالیان متمادی با حسن ظن و روابط دوستانه طرفین ادامه یابد .
احتراما،
از حضرتعالی و کارمندان محترم بابت ارائه عالی خدمات پشتیبانی تشکر می نماید.
با توجه به ارائه مناسب پروژه (سیستم مدیریت پروژه شرکت آرک) در جلسه حضوری در محضر حضرتعالی و مقام عالی وزارت، بدینوسیله کار انجام شده مطلوب ارزیابی گشته و مورد تایید می باشد. در صورت صلاحدید دستور فرمایید عملیاتی شدن پروژه در دستور کار قرار گیرد.
