خدمات گروه شرکتهای آرک

خدمات گروه شرکتهای آرک به دو بخش تقسیم می شود


۱ - خدمات اصلی :


خدمات نصب

در این بخش از خدمات سیستم های موضوع قرارداد بر اساس آیتم های زیر نصب می گردند :

  • -فازبندی قرارداد
  • - اعلام آمادگی مشتری
  • - آمادگی بستر سخت افزاری

نصب توسط کارشناسان آرک در محل مشتری انجام می گردد .طبعا محل server و محل ایستگاه های کاری برای هر نرم افزار توسط نماینده مشتری (شما) معرفی می شود.

خدمات آموزش

آموزش كاربری سیستمها، فرایندی است كه طی آن كارشناسان آرك، شیوه كاربری بخش های مختلف هر سیستم را به كارشناسان مشتری آموزش داده و كارشناسان تیم پروژه در طول مراجعه های مختلف، كارشناسان مشتری را با نحوه ی انجام كار هر بخش یا هر قسمت از نرم افزار آشنا می سازند. لازم بذكر است كه آموزش كاربری سیستمها، در طول پیشرفت عملیات و بر اساس برنامه توافق شده صورت می پذیرد و از آموزش تمام بخشهای سیستم بدون توجه به پیشرفت كار واقعی خودداری می شود. به عبارت دیگر، آموزش هر بخش از نرم افزار، طی پیشرفت مراحل برنامه ریزی شده و هنگامی كه كاربران برای انجام مراحل مورد نظر نیاز به آشنایی با بخش خاصی از سیستم دارند، ارایه می گردد. تجربه نشان داده است كه در صورت آموزش بدون پیوند با پیشرفت مراحل برنامه ریزی شده، آموزشهای ارائه شده توسط كارشناسان، از سوی كاربران به فراموشی سپرده می شود و برای تیم پروژه نیز حاصلی جز اتلاف منابع ندارد. بر این اساس، مراجعات آموزشی از پیش اعلام شده در صورتی به طور دقیق پیش خواهد رفت كه كاربران مشتری به وظایف برنامه ریزی شده خود عمل كنند. ضمن اینكه بر اساس تجربه مشاهده گردیده كه ورود به برخی از قسمتهای برنامه بدون پی گیری روند برنامه ریزی شده آموزش، بعضا مشكلاتی را برای آموزش گیرنده و آموزش دهنده بوجود می آورد.

خدمات استقرار:


تعریف همكاری دراستقرار:

همكاری در استقرار مجموعه خدماتی است كه گروه شركتهای آرك به شكل منظم و برنامه ریزی شده و از طریق تیم هایی كه برای این كار آموزش دیده و تجربه اندوخته اند در قالب تیمهای تخصصی نصب و راه اندازی برای عملیاتی ساختن و بهره برداری از نرم افزارهای فروخته شده به مشتریان ارایه می دهد. این همكاری در طول مدت قرارداد فروش تداوم داشته و با انقضای مدت آن كه به طور معمول باید به بهره برداری از نرم افزارها در سازمان مشتریان ختم شود، پایان می یابد.

ضرورت های استفاده از همكاری در استقرار:

سیستمهای پیشرفته آرك برای استفاده موسسه ها و سازمانهای متوسط و بزرگ اقتصادی تهیه شده اند و به همین دلیل نیز نرم افزارهایی با حوزه ی امكانات گسترده و وسیع و از جمله سیستمهایی با امكانات حرفه ای هستند. عمدتا پیكربندی و نحوه راه اندازی و استفاده از این نرم افزارها با توجه به شرایط خاص هر شركت یا سازمان، متفاوت بوده و اجرای نخستین آنها، نیاز به مهارت، تخصص، تجربه و تسلط ویژه ای دارد كه در نوع خود برجسته و كمیاب است.شركت آرك تجربه و تخصصی را كه طی پیاده سازی این سیستمها در صدها سازمان و موسسه اقتصادی كسب كرده است، در قالب خدمات همكاری در استقرار و با هدف پیاده سازی و بهره برداری سریع و مناسب از نرم افزارها، در اختیار مشتریان قرار می دهند. به سخنی دیگر، از آن جایی كه كیفیت استقرار سیستم ها در سازمان مشتری از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و نحوه اجرای صحیح آن ضامن استفاده مناسب از آن می باشد، آماده سازی بسترهای مناسب و فضای موجود سازمان برای پیاده سازی سیستم ها و چگونگی بهره گیری از آنها، مهمترین ركن خدمات همكاری در استقرار آرك را تشكیل می دهد.

اهداف همكاری در استقرار:

دف همكاری در استقرار، جلوگیری از بروز اشتباهات چشمگیر در پیكربندی اولیه نرم افزارها توسط كاربران (بدلیل وسعت نرم افزار و عدم اشراف كاربر در برخوردهای اولیه به آن) و عملیاتی ساختن هرچه سریعتر آنها در سازمان مشتریان است. بدیهی است راه اندازی سیستمها برای كاربرانی كه نخستین بار از سیستمها استفاده می كنند، بدون بهره گیری از چنین خدماتی به معنی درگیر شدن با فرایندی طولانی و سرشار از آزمون و خطا خواهد بود كه حتی در صورت موفقیت نیز، نیازمند صرف زمان و هزینه های هنگفت است.در حقیقت، هدف همكاری در استقرار كاهش زمان و بدنبال آن هزینه های جانبی پیاده سازی و راه اندازی سیستمها است. بر این اساس، همكاری در استقرار تضمین كننده ی انجام موفقیت آمیز اهداف مورد نظر مشتریان طی مدت زمان تعیین شده در قرارداد است.عدم استفاده از این خدمات گاه باعث استفاده از تعاریف پایه نامناسب و گاها ناصحیح شده كه حداقل زیان آن عدم امكان استفاده از امكانات پیشرفته نرم افزار در راستای اهداف دسترسی به اطلاعات متناسب سازمان خواهد بود. سلسله نرم افزارهای پیشرفته آرك، خط تولید اطلاعات مشتری بوده و راه اندازی (Setup) چنین خطی فرآیندی تخصصی محسوب میشود.

دستاوردهای همكاری در استقرار:

خدمات آرك در حوزه همكاری در استقرار، در صورت نبود شرایط محدودكننده در سازمان مشتری، به استفاده موثر از نرم افزارها منجر می شود. این مسئله، در حوزه هر نرم افزار معنای خاص خود را دارد. به عنوان مثال نتیجه این همكاری، در سیستم حقوق و دستمزد، پرداخت حقوق واقعی كاركنان، در سیستم حسابداری، تهیه تراز آزمایشی برای ماههای تعیین شده، در سیستم انبار، ارسال سند مالی عملیات مورد نظر به سیستم حسابداری پس از ورود اطلاعات تعدادی و ریالی، در سیستم فروش، صدور فاكتور فروش و در سیستم خزانه داری، انجام عملیات دریافت و پرداخت جاری شركت با استفاده از سیستم جدید است. به سخنی دیگر، نتیجه همكاری در استقرار، دستیابی به دستاوردهای ملموسی است كه از دیدگاه مشتریان بیانگر شروع بهره برداری از سیستمها در حوزه عملیاتی هر یك از آنها است. لكن عموما به روز بودن اطلاعات وظیفه ای است كه مشتری خود مستقیما می بایستی تجربه نموده و در توان عمومی و تعهدات توافقنامه استقرار آن هم در زمان محدود عملیات استقرار نمی باشد.

مزایای استفاده از خدمات استقرار:

با استفاده از خدمات همكاری در استقرار آرك، به طور معمول نتایج زیر به دست خواهد آمد.

  1. از بین رفتن علل رایج عدم راه اندازی سیستم ها و ارائه تجربیات راه اندازی صدها مجموعه صنعتی بزرگ و كوچك
  2. ارائه سریعتر به مدیریت در زمینه اطلاعات سازمان و دسته بندی نتایج كار و سیستمها
  3. درگیرنشدن پرسنل با تغییر روشها و جلوگیری از بروز نگرانی در كار با روش جدید
  4. ایجاد اطمینان در طول زمان استقرار از كارائی و عملكرد سیستمهای جدید در كاربران
  5. سرعت بالاتر اجرائی و عملیاتی شدن نرم افزارها
  6. جلوگیری از بروز اشتباهات احتمالی (تا حد امكان) در تعاریف پایه و ارتباط بین سیستمها
  7. سرعت بالاتر كسب تجربه با سیستمهای جدید و بالا رفتن تبحر كاربران در این زمینه
  8. سهولت در برقراری ارتباط عملی بین سیستمهای موجود و روشهای جاری و ایجاد تطابق بین آنها
  9. استفاده از پیشنهادات عملی و اجرائی در حین انجام عملیات استقرار جهت روانه شدن گردش عملیات و اطلاعات در داخل سیستمها
  10. آشنایی پیوسته و كامل كاربران با زوایای سیستم و خصوصا تسلط به امكانات مورد نیاز و خاص (با توجه بررسی های كارشناسی و گزارشات و عملیات مورد نیاز مشتری تشخیص داده شده و با تاكید بر عوامل فوق كاربری سیستمها به مراتب مفیدتر خواهد بود.)

لازم بذكر است به طور معمول و در صورت عدم بروز مشكلات خاص، نتایج فوق بدست خواهد آمد. لكن این نكته كه دسترسی به دستاوردهای فوق مستلزم وجود بستر مناسب در زمینه سخت افزار، كاربری مناسب، اطلاعات صحیح و به موقع و... (كه در بخشهای بعدی به آنها اشاره خواهد شد) می باشد، انكارناپذیر است.


عوامل مؤثر در استقرار و اجرای صحیح یك سیستم مكانیزه یكپارچه :

در راه اندازی و استقرار صحیح یك نظام جامع مكانیزه به صورت یكپارچه دریك سازمان عوامل متعددی تاثیر گذار میباشند، كه به برخی از آنها به صورت تیتروار در زیر اشاره گردیده است، همچنین توجه به مطالب زیردر جهت نظارت و كنترل عملیات استقرار ضروری به نظر می رسد ، چرا كه عدم توجه به عوامل مشكل ساز در این زمینه ، گاها"زمان اجرای یك پروژه را به شكل نامعقولی طولانی مینماید .

  1. بستر سخت افزاری مناسب ( كامپیوتر ، Server ، شبكه)
  2. كاربران مناسب ( از نظر آشنایی لازم با كامپیوتر ، از نظر سن)
  3. نرم افزار مناسب
  4. استقرار و عملیات مناسب راه اندازی صحیح ( چگونگی ثبت اطلاعات پایه ، روند پیگیری)
  5. وجود نیاز ، فرهنگ نگرش سیستم های مكانیزه ، خصوصا سیستم های یكپارچه در نزد كاربران و مدیران مجموعه
  6. حمایت مناسب مدیران مجموعه از اجرای طرح

عدم توجه به این عوامل عمدتا" موجب اخلال ، كندی و در نهایت مستهلك شدن كاربران و گاها موجب خستگی ، از بین رفتن انگیزه و شوق استفاده و یا دلزدگی كاربران می شود .در ضمیر ناخود آگاه مجموعه ها ، محدوده زمانی خاصی برای استفاده از هر ابزاری ترسیم می شود و در صورتی كه این محدوده دستخوش تغییرات زیادی گردد ، آمادگی فرد برای استفاده بهینه از آن ابزار به مرور كمتر شده و به تدریج به نوعی مقاومت تبدیل خواهد شد. گروه های استقرار آرك با آشنایی به عوامل تاثیر گذار برروی یك پروژه نرم افزاری ، عوامل فوق را بررسی و گزارش می نماید كه این امر كمك شایانی را از نظر فكری و اجرائی به راه اندازی پرژه در زمان مناسب و با شرایط معقول و طی زمان مناسب می نماید

خدمات پشتیبانی:

خدمات پشتیبانی آرك ، سرویسی است كه برای آماده به كار بودن و فعال نگاه داشتن متناوب نرم افزارها ارائه می گردد . اصولا" خدمات نگهداری ، عمدتا" خدمتی است كه پیش از ایجاد مشكل ارائه گردیده و به اصطلاح نوعی پیش بینی یا رزرو خدمت می باشد . با استفاده ازخدمات پشتیبانی ، هم استفاده كننده نرم افزار یك پتانسیل مناسب و نیروی های كار آمدی را همواره به عنوان پشتوانه و تكیه گاهی مطمئن در كنار خود می بیند و هم گروه های پشتیبانی آرك قادر به برنامه ریزی های لازم جهت ارائه خدمات مورد نیاز خواهد بود .با توجه به ثبت اطلاعات بنگاه های اقتصادی در سیستم ها و اهمیت ویژه این اطلاعات درزمینه تصمیم سازی ، تصمیم گیری ، ایجاد سرعت در زمینه های فوق و ... و به طور خلاصه وجود زندگی اطلاعاتی سازمان مربوطه برای نرم افزارها ، نیاز به چنین قراردادهایی شدیدتر احساس می گردد . گروه شركتهای آرك با سیستم كنترلی و نظارتی متفاوت و منحصر به فرد، سرویسهای خود را به صورت دقیق و منظم ثبت و ارائه می نماید. هدف آرك بالا بردن سطح رضایت مشتریان به سطح خشنودی می باشد. خدمات پشتیبانی شركت آرك شامل دو بخش خدمات حضوری و E-Support میباشد كه خلاصه شرح خدمات فوق در زیر آمده است:

    الف) خلاصه شرح خدمات:

  1. رفع مشكل مشتری در صورتی كه به هر دلیل سیستم عامل یا ابزارهای مورد استفاده برنامه بر روی كامپیوتر دچار مشكل گردد كه در اجرا یا استفاده از برنامه خلل ایجاد نماید
  2. برطرف نمودن ایرادات غیر قابل پیش بینی در سیستمهای موجود، بدون هزینه
  3. نصب نسخ جدید نرم افزارهای موضوع قرارداد با پلاتفرم موجود در صورت عرضه به بازار به صورت رایگان
  4. نصب مجدد نرم افزارهای موضوع قرارداد در صورت تغییر سخت افزار مشتری و یا هر دلیل دیگری كه نیاز به نصب مجدد نرم افزارهای موضوع قرارداد باشد، بدون هزینه
  5. اعزام كارشناس حداكثر ظرف ۲۴ ساعت برای محدوده شهری تهران و یا شهرستانهایی كه آرك دارای دفتر میباشد و۷۲ ساعت برای سایر شهرستانها پس از اعلام رسمی به واحد خدمات پشتیبانی
  6. آموزش مجدد كاربران در صورت ناكافی بودن آموزش برای مشتری و یا معرفی فرد دیگری جهت آموزش سیستمهای موضوع قرارداد، به صورت رایگان
  7. تعویض رایگان قفل سخت افزاری در صورتی كه به هر علت قفل سخت افزاری سیستمهای موضوع قرارداد دچار مشكل گردد
  8. ارائه خدمات مربوط به گارانتی نرم افزارهای موضوع قرارداد در محل شركت، به صورت رایگان
  9. ب) مزایای استفاده از خدمات پشتیبانی:

    با توجه به اینكه یك سیستم نرم افزاری به عنوان یك محصول تكنولوژیك و فنی شناخته می شود، لذا بر اساس روال متداول در دنیا ، استفاده از خدمات پشتیبانی باعث احساس امنیت و آرامش خاطر كاربر در استفاده از نرم افزارها، و نیز استفاده از نسخ توسعه یافته نرم افزار یاد شده به صورت اتوماتیك بوده و از مزایای این خدمات بهره مند می گردند.

۲ - خدمات تکمیلی :

خدمات Convert


خدمات Customize آرك (انطباق محدود و یا بومی سازی محدود)

خدمات منحصربه فردی است كه گروه آرك باهدف استفاده هر چه روانتر و راحت تر كاربران از سیستم ها و در راستای احترام به اصل مشتری مداری ارائه می نماید .بر چهار چوب تغییرات در این زمینه از طرف شركت آرك تعریف شده و مشخص می باشد ، لكن با توافق و با رعایت اصل عدم تغییر ساختاری نرم افزارها قابل بسط و توسعه می باشد .در شرایط ویژه و توافقات خاص ، این تغییرات ممكن است منجر به ایجاد سیستمی خاص برای مشتری گردد ، گرچه توصیه می گردد تا سازمان های انتقال كننده حتی الامكان از درخواست مبنی بر سلیقه ای یا غیر آن پرهیز نمایند. ما سعی می كنیم با استفاده ازاین ابزار ، راه اندازی نرم افزارها را روانتر نموده و نقاط عدم تطابق را محدود تر نماییم . با این كار ، از حجم تغییرات عملكرد موجود سازمان مشتری نیز كاسته می شود .از نظر شركت آرك خدمات Customize ، احترام به حقوق ، تفكر و روال جاری مشتری است .این نكته قابل توجه و تاكید است كه در اجرا و انجام عملیا ت Customize كه برای مجموعه آرك كاری سخت وطاقت فرسا و پر مسوولیت می باشد ، ‌مشاوره های متخصصان این شركت را برای ارائه مشاوره های اصولی و جلوگیری تا حد امكان از انجام عملیات غیر منطقی واحیانا" نا صحیح تحت الشعاع قرار نمی دهد .عملا" عملیات Customize یك نوع پرو نمودن لباس نرم افزار برای سازمان بوده و طی آن نقاط عدم تطابق و یا نیازهای خرد مجموعه مد نظر قرار می گیرد

خدمات مشاوره:


مشاوره كاربردی برای پیاده سازی سیستمها:

ارایه مشاوره های مورد نیاز با هدف اصلاح و انطباق سریع رویه و روالهای جاری مشتری در حوزه های مرتبط با معماری موجود نرم افزارها، یكی از اهداف مهم مراجعات تیم پروژه است. كارشناسان تیم پروژه وظیفه دارند با ارایه به هنگام مشاوره های مورد نیاز، مانع از سردرگمی مشتری و توقف پروژه شوند. این مشاوره ها از نظر ماهیت و محتوا حوزه وسیعی را شامل می شود و به طور عمده در سه حوزه اصلی هر سیستم یعنی اطلاعات پایه، عملیات و گزارش ها ارایه می گردد.

مشاوره در تدوین و تنظیم اطلاعات پایه یا تعاریف اولیه:

این بخش، همانگونه كه از نام آن پیدا است، تاثیر تعیین كننده ای بر عملكرد كلی هر سیستم دارد و اصلاح اشتباهاتی كه در این بخش پیش می آید، به طور معمول سخت و بسیار پر هزینه است (مانند طراحی سرفصلهای حساب، كدینگ اقلام انبار و ...) بر این اساس، دقت در این بخش با توجه به معماری یكپارچه نرم افزارها بسیار اساسی و ضروری است. تشخیص و ایجاد تعاریف اولیه و پایه صحیح، قدرت سیستم را در استفاده اطلاعاتی از آن به طرز چشمگیری بالا می برد.