حفظ کارمندان، کلید سلامت و توفیق بلند مدت کسب و کار است. همگی مدیران، بی هیچ تردیدی، تایید می کنند که حفظ بهترین کارمندان، رضایت مشتری و فروش محصولات را تضمین می نماید. آنها این نکته را نیز تصدیق می کنند که حفظ کارمندان کلیدی، هم کار برنامه ریزی های بعدی را تضمین می نماید و هم اطلاعات و آموخته های سازمانی را عمیقاً افزایش می دهد. هنگامی که مدیران موسسات بتوانند این واقعیت ها را در نظر داشته باشند، چرا باید غالباً به گونه ای رفتار کنند که کارمندان ممتاز شغل خود را رها کنند و بروند.

مسایلی از قبیل زمان و سرمایه گذاری آموزشی مجدد؛ اطلاعات از دست رفته؛ همکاران فاقد امنیت شغلی و هزینه های گزاف برای یافتن افراد جدیددرصورت عدم توفیق سازمان در حفظ کارکنان ممتاز، همگی پرهزینه اند. برآوردهای گوناگون نشان می دهند که از دست دادن یک مدیر میانی برای یک سازمان به اندازه ی صد در صد حقوق آن کارمند هزینه می برد. از دست دادن مدیر ارشد از این هم پرهزینه تر است و به بیش از دوبرابر حقوق سالانه می رسد.

حفظ کارمند یکی از معیارهای عمده ی سلامت هر موسسه است. اگر در حال از دست دادن کارکنان مهم خود هستید، می توانید شرط ببندید که افراد قسمتهای دیگر هم در نوبت قرار دارند. مصاحبه های خروج، که با کارمندان در حال خروج از خدمت انجام می شود، برای حفظ بقیه ی کارکنان اطلاعات مفیدی به دست می دهد. به نتیجه های این مصاحبه ها توجه کنید. هیچ منبع اطلاعاتی بهتر از این برای پی بردن به میزان سلامت سازمان پیدا نمی کنید.

و اما چند نکته مهم برای حفظ کارمندان کلیدی:

- کارمند راضی بوضوح می داند که هر روز که سر کار حاضر می شود از او چه انتظاری دارند.

تغییر انتظارات باعث پیدایش کارمندان عصبی می شود و سبب می شود تنشی ناسالم بر محیط کار حاکم شود. این قبیل تغییرات، امنیت درونی کارمند را از او می گیرد و سبب می شوند کارمند احساس عدم توفیق نماید. کسی از مشاغل بدون تغییر دفاع نمی کند اما چهارچوب مشخصی باید موجود باشد که کارمند در درون آن بوضوح بداند که از او چه انتظاراتی دارند.

- کیفیت سرپرستی حاکم بر کارمند برای حفظ کارمند بسیار پر اهمیت است

افراد مختلف قبل از آن که از شرکت یا از شغل بگریزند بیشتر از مدیران و سرپرستان می گریزند. کافی نیست که سرپرست، آدمی محبوب یا شخصی خوب باشد، اگر مطلب را از انتظارات مشخص و معین کارمند شروع کنیم، می بینیم که سرپرست در حفظ کارمند نقشی بسیار مهم دارد. هر کاری که سرپرست برای القاء بی ارزشی به کارمند انجام می دهد در کاهش درآمد موسسه نقش دارد.

- توانایی کارمند برای بیان آزادانه ی نظر خود در سازمان یکی از دیگر عوامل مهم در حفظ کارمند است

آیا سازمان شما به ردیابی افکار و نظرات و تدارک محیطی می پردازد که کارمندان بتوانند در درون آن به راحتی بازخورد برای دیگران تهیه نمایند؟ اگر چنین باشد، کارمندانی که نظر می دهند، احساس می کنند می توانند آزادند انتقاد کنند و خود را به بهبود دائم متعهد می دانند و اگر چنین نباشد، زبان خود را گاز می گیرند و یا این که، دائماً احساس ناراحتی می کنند تا زمانی که راهی برای فرار و رهایی پیدا کنند.

- بکار گیری استعداد و مهارت یکی دیگر از عوامل محیطی است که کارمندان مهم و کلیدی در محیط کار بدنبال آن می گردند

کارمندان با انگیزه دوست دارند به حوزه های کاری خارج از محیط کار خود نیز یاری برساند. چه تعداد از افراد بسیار بیش از آنچه که رایج است یاری می رسانند؟ باید از مهارت ها، استعدادها و تجارب کارمند مطلع باشید تا بتوانید هر گاه لازم بود از آنها استفاده نمایید. بعنوان مثال، در شرکتی کوچک، مدیری به کمک مشاوران خارج از شرکت، پیگیر برنامه ای جدید در حوزه ی بازاریابی و علامت تجاری لازم برای آن بود. یکی از نمایندگان فروش داخل شرکت، که دارای هفت سال تجربه در نمایندگی آگهی های تجارتی و تهیه و تدوین علامت های تجاری بود، مرتباً با پیشنهاد دادن کمک می کرد. پیشنهاد او نادیده گرفته می شد و همین کارمند هنگام خروج از این شرکت همین موضوع را بعنوان دلیل رها کردن کار خود ذکر نمود. در واقع، تشخیص همین موضوع که شرکت مزبور نمی خواست از اطلاعات و قابلیتهای این کارمند استفاده کند جستجوی او برای یافتن شغل جدید را سرعت بخشید. 

- عواملی چون درک صحیح، انصاف، جوانمردی و رفتار عادلانه با کارمند، در حفظ و نگهداری او بسیار مهم هستند.

در یکی از شرکت ها، حسابهایی که برای دریافت کمسیون شانس بیشتری داشتند، به یک نفر از نمایندگان جدید فروش داده شد. کارکنان دیگر آن شرکت این تصمیم را بعنوان عاملی جهت حذف انگیزه خود تعبیر نمودند. بهمین دلیل می توان شرط بست که تعدادی از همین افراد منتظر فرصتی برای یافتن کار باشند.

در اتفاقی دیگر، به یکی از کارکنان، که تنها یکی دو سال بود از دانشکده فارغ التحصیل شده بود، مبلغ بیست هزار دلار، اضافه حقوق طی یک دوره ی ۶ ماهه دادند. همان طور که می دانید، این قبیل اطلاعات در شرکت ها، پوشیده نمی مانند و بی تردید بر روحیه ی افراد دیگر تاثیر می گذارند. بعنوان مثال، یکی از کارمندان، که او هم نقش خود را مهم می داند و دارای ده سال سابقه و مدرک فوق لیسانس مدیریت بازرگانی است تحت تاثیر قرار می گیرد و وقتی می بینند حقوق او کمتر از کارمند جدید است بفکر پیدا کردن کاری جدید و رها کردن این شغل می افتد و دست کم می توان گفت روحیه و انگیزه ی کاری او کاهش می یابند. آیا آن شخص مستحق این اضافه حقوق بود؟ بله، بود. اما باید به تاثیر این کار بر بقیه ی کارکنان هم فکر کرد.

- بررسی ضعف و نقصان کارمند.

وقتی کارمندی در انجام کار خود دچار ضعف و نقصان می شود (در می ماند)، باید همان سئوال معروف را پرسید: "چه عاملی در این محیط کاری سبب شده این شخص نتواند کار خود را انجام دهد؟" در اکثر موارد، در صورتی که کارمند بداند، از او چه انتظاراتی دارند، می بینیم عامل عمده یا زمان بوده است یا ابزار یا آموزش یا خلق و خو و یا استعداد. آسانترین راه حل و در عین حال تاثیر گذارترین عامل بر حفظ کارمند، عبارتند از ابزار، زمان و آموزش.کارمند باید ابزارهای لازم، زمان و آموزش لازم برای انجام کارش را دریافت کرده باشد، و اگر چنین نباشد به سراغ کارفرمایی می رود که این عوامل را به او بدهند.

- جستجو به دنبال فرصت رشد و کسب مهارت:

بهترین کارمندان، یعنی همان کارمندانی که می خواهید حفظ کنید، همیشه چشم براه فرصت های مکرر جهت یادگیری، ارتقاء مهارت ها، آموزش در زمینه ی کار، و اطلاعات و مهارت های گوناگون هستند. این قبیل کارمندان، احساس می کنند، اگر فرصت های جدید برای آنان فراهم نشود، اگر فعالانه در کمیته های مختلف شرکت نداشته باشند، اگر در سمینارها شرکت نکنند و کتاب و مقاله نخوانند و بحث نکنند، هر چه زودتر دچار رکود و پوسیدگی می شوند. کارمندی که برای شغل خود ارزش قائل است، حتماً باید در درون سازمان خود فرصت رشد و پیشرفت را داشته باشد.

- دیده شدن در محیط کار!

یکی از شکایت ها و تأسف هایی که مرتباً حین مصاحبه های خداحافظی می شنویم این است که کارمند هیچ وقت به این احساس نرسیده است که مدیرانش بدانند آدمی مثل او هم در آن موسسه وجود دارد. منظور من از مدیران، رئیس یک شرکت کوچک یا رئیس یک بخش یا قسمت در یک شرکت بزرگ است. باید صبر و حوصله به خرج دهید و به سراغ کارمند جدید بروید و از استعداد، مهارت ها و توانایی های او آگاه شوید. بصورت دوره ای با تک تک کارکنان ملاقات کنید. با این کار اطلاعات مفیدتری بدست می آورید و نبض سازمان را بهتر دردست می گیرید. این کار نوعی ابزار مهم برای کمک به کارمند است تا احساس کند او را مهم می دانند و برای حضورش ارزش قائلند.

- هیچ مهم نیست اوضاع و احوال به چه صورت باشد، هرگز و هرگز شغل یا درآمد کارمند را تهدید نکنید.

حتی اگر این را هم بدانید که در صورت عدم دستیابی به میزان معینی از تولید یا مقدار معینی از فروش، دوره های بیکاری و رکود پدیدار می شوند، اشتباه است که این قبیل اطلاعات را با کارمندان در میان بگذارید. این کار باعث می شود، عصبی شوند. نحوه ی بیان شما در این زمینه اهمیتی ندارد، حتی اگر صد در صد هم درست بگوئید، بهترین کارمندان شما، به ناچار به ایجاد تغییراتی در شرح شغل خود می پردازند. البته از پنهان نگه داشتن اطلاعات مهم از دیگران دفاع نمی کنیم، بلکه می خواهیم بگوییم که قبل از گفتن حرفی که ممکن است باعث شود کارکنان بفکر ترک سازمان و یافتن شغل جدید بیفتند، فکر کنید.

- قدردانی از کارمندان با ارائه پاداش مادی و معنوی.

این نکته به همه ی موارد دیگر حفظ کارمند نیز مربوط می شود چون برای حفظ کارمندان نکته ی کلیدی بسیار مهم و قابل توجیه می باشد. نکته این است که همه ی کارمندان باید احساس کنند، پاداش کارشان را می گیرند و قدر و قیمت فعالیت آنها و خود آنها را می دانند.به زبان آوردن پی در پی سپاس و تشکر بجای خود، پاداش های نقدی، مزایا و هدیه ها، باعث پایدارتربودن و موثرتر بودن این قبیل تشکرها می شوند. ارتقاء منطقی وقتی با توفیق کاری کارمند و انجام وظیفه ی او مرتبط باشد، قطعاً به حفظ کارمند کمک می کند. پورسانتها و مزایا، آن هم مزایای منطبق بر تعداد روزها، بخصوص اگر منطقی و قابل قبول باشند، هم باعث افزایش انگیزه کارمند می شوند هم حفظ او. با اطمینان می توان گفت که موضوع محوری همه ی موارد پول است و هر آدمی هم مایل است هر چه بیشتر پول بگیرد.   

humanresources.about.com