شاید به جرأت بتوان گفت یکی از مهمترین عملیات مالی، مغایرت گیری در مقاطع مختلف چرخه حسابداری می باشد. چرا که هدف همه حسابداران، داشتن گزارشات و مانده هایی دقیق از تمامی سرفصل های حسابداری است . کوچکترین خطایی در ثبت ، منجر به بروز مانده هایی مغایر و در نتیجه، مخاطراتی جبران ناپذیر خواهد بود.

بهترین روش جهت کنترل های داخلی یک شرکت ، مغایرت گیری می باشد.مغایرت ها ممکن است تعدادی و یا ریالی باشند. هدف از این روش کنترلینگ ، یکسان سازی مانده هابین مبدأ و مقصد و رفع خطاهای احتمالی است. صورت مغایرت؛ لیستی است که در مقاطع مختلف توسط واحد مالی شرکت، تهیه و موارد مغایرت و اختلاف بین مانده های منتج از اسناد صادره توسط آنها و نیز اسناد ثبتی توسط مشتریان یا تأمین کنندگان ( بابت خرید، فروش یا …) در آن منعکس و پیگیری لازم جهت رفع موارد اختلافی ( اقلام باز ) بین مانده حساب مشتری یا تامین کننده نزد دفاتر شرکت و مانده حساب اعلام شده توسط مشتری یا تأمین کننده صورت می‌گیرد.

vمغایرت گیری تعدادی :

در مغایرت گیری تعدادی، که بیشتر جهت کنترل ورودی/ خروجی های انبار بکار می رود، بر مبنای تاریخ ، ورود و خروج اقلام انبار مبدأ با ورود و خروج اعلام شده توسط طرف حساب های متفاوت ، مقایسه شده و اقلام باز در تاریخ هایی مشخص ، تعیین می گردند. در این روش، می بایست برگشتی های انبار، بعنوان یک متغیر مهم درنظر گرفته شوند. درحالتی که ثبت تعدادی انبار از ثبت ریالی آن منفک باشد ، ممکن است ، مغایرت تعدادی، منجر به مغایرت ریالی درانبار نشود . بهمین علت بهتر است در مرحله دوم ، بین مبلغ انبار و تعداد ورودی / خروجی های انبار نیز مغایرت گیری بعمل آید.

برخی دلایل بروز مغایرت تعدادی با مشتریان و تأمین گنندگان بصورت ذیل می باشد:

۱)مغایرت در موجودی ابتدای دوره که گاهاً ممکن است بر اثر خطا در انبار گردانی ایجاد گردد.

۲)عدم ثبت فاکتور خرید توسط مشتری در انبار مقصد.

۳)عدم ثبت مرجوعی خرید یا فروش در انبار.

۴)مغایرت تعدادی در فاکتور صادره با خروجی ها که ممکن است در شرکت مبدأ ایجادگردد.

۵)عدم ثبت ضایعات تولید در انبار و کسر آن از محصولات تکمیل شده .

۶)عدم اخذ روشی مناسب جهت شمارش ورودی /خروجی ها.

دربرخی موارد، اقلام ریز و یا اجزای اقلام تجمعی که بصورت کلی به خط تولید ارسال می شوند به سختی قابل شمارش بوده و کنترل تعدادی آنها بسیار دشوار می باشد. اخذ روشی مناسب جهت شمارش تعدادی این قطعات بسیار حائز اهمیت بوده و مانعی جهت بروز خطا و مغایرت می باشد.

vمغایرت گیری ریالی :

این مغایرت ها ، حاصل بروز خطا در قیمت دار نمودن ثبت های تعدادی و یا در ثبت اسناد حسابداری طرفین می باشد که منجربه بروز خطا در مانده سرفصل های حسابداری می گردند. وجود مغایرت بین مانده های اعلامی از طرف مقابل و مانده های دفاتر شرکت ، موید اشتباهات ناشی از ثبت می باشد.

برخی دلایل ایجاد مغایرت ریالی با مشتریان و تأمین گنندگان بصورت ذیل می باشد:

۱)خطا درانتقال مانده حساب های ابتدای دوره که ممکن است ناشی از خطا در دوره های مالی قبل باشد. دراین موارد، بهتر است مانده گیری ها از اولین دوره بروز مغایرت انجام شود. در برخی موارد درصورت کم بودن میزان مغایرت می توان با توافق بین طرفین، ثبت های اصلاحی، جهت رفع مغایرت دوره های قبلی و رسیدن به مانده ای واحد ، انجام داد . در غیر این صورت می بایست مغایرت گیری دوره های قبلی نیز انجام گردد.

۲)خطا در ثبت مبلغ فروش و یا برگشت از فروش یک دوره . برای ممانعت از این خطا بهتر است فاکتورهای صادره توسط مشتریان تایید گردند تا مغایرت ريالی ایجاد نگردد.

۳)خطا درثبت شناسایی و یا پرداخت ارزش افزوده خرید/ فروش.

۴)درصورت وجود معاملات بصورت امانی، بهتراست؛ جهت ممانعت از بروز مغایرت ، معاملات امانی نیز با نرخ توافقی و مشخص بین طرفین قرارداد، بصورت خرید و فروش درج گردند.

۵)خطا درانعقاد قرارداد فی مابین و نادیده گرفتن برخی از هزینه ها مانند هزینه های بازرسی، تضمین کیفیت ، آزمایشگاه و هزینه های دوباره کاری و غیره که منجر به بروز مغایرت می گردند.

۶)عدم ثبت تخفیفات خرید / فروش

۷)عدم ثبت صحیح وضعیت چکهای دریافتی و یا پرداختی که منجر به بروز مانده هایی خطا می گردد.

۸)عدم ثبت مبادلات بانکی و هزینه های مالی مربوطه.

۹)خطا در ثبت اقلام هزینه و درآمد در سرفصل های مربوطه. مانند خطا در شناسایی هزینه ها و درآمدهای عملیاتی و غیر عملیاتی.

بدیهی است،نرم افزارهای مالی در دستان توانمند حسابداران همانند ابزار کار می باشد که هرچقدر این ابزار دقیق تر و کامل تر باشد، سرعت و دقت عملکرد واحد مالی افزایش یافته و گزارشات دقیق تری حاصل می گردد.