سیده شیده دیانت جهرمی

سخنم را با کلامی بدیهی آغاز می کنم . کدینگ حسابداری اولین گام در مکانیزه نمودن ساختار حسابداری است .

چینش پایه حسابداری از مهم ترین فعالیت هایی است که حسابدار در آغاز مکانیزه نمودن حسابداری بر می دارد.هرکدام ازما ، سالهای متمادی تعریف حسابداری را بعنوان اولین کلام از زبان حسابداری آموخته ایم و تکرار کرده ایم.

اما آنجا که این تعریف را لمس می کنیم . جایی است که می خواهیم ساختار بندی و پیاده سازی یک نرم افزار را انجام دهیم. آنجا که برای اولین بار ، باکدینگ خالی یک نرم افزار مواجه می شویم .

بیاد صائب تبریزی “خشت اول گــر نهد معمار کج              تا ثــریا می رود دیـوار کج “  .

اهداف استفاده از نرم افزار ها

مهمترین اهداف استفاده از نرم افزارها ، در دو مورد خلاصه میشود. دریافت گزارشات مالی جهت بررسی [۲]وضعیت بنگاه اقتصادی و نیز میزان [۳]انعطاف پذیری مالی آن است.

مدیران با استفاده از گزارشات ، برای شرکت ها برنامه ریزی های استراتژیک انجام میدهند . و در جهت رسیدن به اهداف سازمان، اولویت بندی نمایند. تمامی گزارشات بر مبنای داده های وارد شده و اطلاعات بدست آمده پس از پردازش آنها می باشد.

برای اخذ گزارشات مالی دقیق ، می بایست داده ها در سرفصلهای مناسب درج گردند.

این سرفصل ها در نرم افزارهای مالی تحت عنوان “کدینگ” شناخته می شوند . کدینگها دارای ساختار درختی بوده ،در سطوح پایین تر ، اطلاعات به تفکیک و جزئی تر درج می گردند.

اهمیت کدینگ

پیاده سازی صحیح کدینگ های حسابداری از اهمیت بسزایی برخوردار است.

ساختارکدینگ ها مسیر درج اطلاعات و نیز مسیر ردیابی آنها می باشند. هر کد حساب ، شناسنامه اطلاعات و ارقام  مندرج در آن بوده و ماهیت حسابداری اطلاعات را نشان می دهد.

هرچقدر نرم افزار دقیق تر باشد، نیازمندکدینگ تکمیل تری است .و گزارشات کامل تری به کاربران ارائه می گردد.

دراکثر نرم افزارها ساختار درختی کدینگ،  از گروه ها آغاز می شود. که همان اقلام مندرج در صورت های مالی می باشند. همانگونه که اولویت اقلام مندرج در ترازنامه براساس خاصیت نقد شوندگی آنها است . در کدینگ حسابداری نیز همین اصل رعایت شده و آغازگر سرفصل ها ، دارایی های جاری می باشند.

پیاده سازی کدینگ

ساختار حسابداری بر اساس فعالیت اقتصادی سازمان ها ، بسیار متفاوت است. این مهم ، سبب میشود تا در نحوه شناسایی اقلام و درج در سرفصل ها ، تفاوت هایی ایجاد گردد. پیاده سازی کدینگ مالی نیازمند دقت بالایی است. درصورت بروز خطا درشناسایی سرفصل ها ، گزارشات مختلف و حساسی مانند گزارشات فصلی خرید و فروش و ارزش افزوده و حتی اظهارنامه مالیاتی نیز دچار خطا شده.و گاها ضررهای هنگفتی را به شرکت ها تحمیل می نماید.

ساختار کدینگ

فعالیت اقتصادی شرکت ها به گروه های تولیدی ، بازرگانی و خدماتی تقسیم می شوند. کدینگ آنها نیز بر اساس ساختار حسابداری شان متفاوت است. داشتن قابلیت مقایسه صورت های مالی شرکتهای مشابه و صورتهای مالی یک شرکت دردوره های مختلف مالی بسیار مهم است. بنابراین کدینگ ها می بایست بر اساس استاندارد های حسابداری چینش شوند.

بهمین دلیل در قسمت های بالای این ساختار درختی یکسان و مشابه بوده .و  تفاوت های مورد نظر در ساختارهای جزئی تر کدینگ بوجود می آیند.

گروه ها

بالاترین سطح درکدینگ حسابداری، “گروه” می باشد .و حاوی سرفصل هایی است که در صورت های مالی نمایش داده می شوند.

گروه ها به کدهای کل ، معین ، تفصیلی ، مراکز و در نهایت پروژه ها ساختار بندی می گردند. تفاوت نرم افزارهای مالی در تفکیک و تجزیه حسابها می باشد .

یاس سیستم

در نرم افزار یاس سیستم ، این سطوح دارای قابلیت تفکیک و تقسیم بالایی می باشند. تا بتوانند رویدادهای مالی را تحت ماهیت های مختلف دسته بندی و تلخیص و در نهایت گزارشگری نمایند. این امکانات،  نرم افزار یاس را به  یک نرم افزار مالی استاندارد همه منظوره تبدیل می نماید.

در این نرم افزار ، دامنه تعریف تفصیلی ها بسیار وسیع است. بنابراین تفصیلی های مشابه و همراستا در یک گروه تفصیلی دسته بندی می شوند. این دسته بندی سبب ایجاد امکان تنظیم تفصیلی ها و مرتب سازی آنها می گردد.

مانند گروه تفصیلی بانک ها که به تفصیلی بانک های مختلف دسته بندی می شود. مراکز نیز در نرم افزار یاس سیستم، امکان گروه بندی شدن را دارند. می توان در زیر هر گروه مرکز چندین مرکز تعریف نمود و حساب ها را به آن ها تخصیص داد.

پروژه ها

از بهترین امکانات کدینگ مالی در نرم افزار یاس، پروژه ها هستندکه شناوراند. و امکان تخصیص به هر سطحی از کدینگ را دارا می باشند. پروژه ها قادرند در چندین دوره مالی فعال بوده و سرفصل های مختلفی را به خود تخصیص دهند.

فرآیند ها و قراردادها را براحتی می توان بصورت پروژه تعریف نمود.

گزارشات یاس

دراین نرم افزار امکان تهیه گزارشات در سطوح مختلف گروه وجود دارد.گروه کل ، معین ، تفصیلی ، مراکز و حتی پروژه ها از این قبیل گزارشات اند. .می توان در تمامی دوره ها گزارش کلی و حتی تراز آزمایشی  از هر سطح تهیه نمود.

حتی دربرخی از شرکتهای تولیدی می توان گروهی از فرآیندهای مرتبط را دریک پروژه تعریف نمود. و بهای تمام شده پروژه ها را محاسبه نمود.

درنرم افزار یاس نمونه کدینگ های حسابداری از هر نوع بنگاه اقتصادی بصورت آماده، جهت پیاده سازی وجود دارد .و حتی می توان براساس ساختار حسابداری خاص آن شرکت ،  کدینگ پیشنهادی را ویرایش نمود.

براین اساس بستن حسابها دراین نرم افزار بسیار ساده و خودکار بوده. و نیز صدور سند اختتامیه و افتتاحیه نیز خودکار می باشد.

این ویژگی ها، یاس را ساده و کاربردی نموده است.

________________________